Voor leden

Lokale impact

- Informatie rond projecten & commissiewerking - 

projecten = kloppend hart van JCI

Leden van JCI willen lokaal positieve impact maken. Om dit te realiseren steken we de handen uit de mouwen en gaan we projecten gaan opzetten. Deze kaderen steeds binnen minstens een van de vier pijlers en bevatten alle ingrediënten waarvoor JCI staat:



Samenwerken



Bijleren 


Impact maken


Fun

  

JCI projectkader - Active Citizen Framework

JCI heeft het Active Citizen Framework ontwikkeld om echt impactvolle projecten te realiseren. Meer informatie vind je op jci.cc (na in te loggen) onder 'library'.

Active citizen Framework

Er zijn verschillende fasen bij het doorlopen van een project:

Projectvoorbereiding

  • Projectidee
  • projectvoorstel & -plan

Projectverloop

  • Project uitvoering
  • Project opvolging
  • Project communicatie
  • Project partners 

Project afsluit

  • Project nazorg
  • Project evaluatie

Projectvoorbereiding

Projectidee

projectidee

Project ideeën kunnen op veel verschillende manieren ontstaan. van een georganiseerde brainstorm tot een babbeltje aan de toog. Het idee mag zo gek klikken, als er voldoende  steun is kan je het verder af toetsen. Ga zeker ten rade bij je lokaal bestuur en zoek enkele enthousiaste leden om het idee mee verder vorm te geven.

Je hebt een idee, wat kunnen de volgende stappen zijn?
  • Onderzoek of er nood is aan het project dat je wil opzetten.
  • Bepaal de doelgroep van je project.
  • Deel je idee. Ga ten rade bij iemand binnen je eigen afdeling, iemand buiten je afdeling en iemand die geen lid is van JCI.
  • Behoud een open geest, ook al krijg je feedback dat eerder onverwacht is.
  • ...

Projectvoorstel & -plan

projectvoorstel

Een JCI project dient expliciet goedgekeurd te worden. Dit kan door het project voor te stellen aan de Raad van Bestuur of op de Algemenen vergadering van de lokale afdeling. Een duidelijke acceptatie kan verkregen worden wanneer volgende zaken duidelijk zijn projectomschrijving & -doel, projectplan en projectbudget.

Projectomschrijving & -doel

Probeer na het eerste projectvergadering een duidelijke projectomschrijving en -doel te formuleren waarbij iedereen achter het verwachte resultaat staat. Breng ook in kaart wat er ongeveer nodig is aan tijd, geld, mensen en budget.

Is het projectdoel voldoende duidelijk of SMART? 
  • Specifiek - Welk probleem wil je aanpakken en wat wil je bereiken? Is de doelstelling eenduidig? 
  • Meetbaar -  Formuleer meetbare/ observeerbare voorwaarden om  af te wegen of het doel bereikt is. Wil je een bepaald bedrag ophalen?, Aantal inschrijvingen , ... Met andere woorden, probeer KPI's op te stellen.
  • Acceptabel of Ambitieus - Is het project acceptabel, en past het binnen de visie en missie van JCI?
  • Realistisch - Is het doel haalbaar? Breng de complexiteit in kaart en bespreek de onzekerheden. 
  • Tijdsgebonden - Wanneer, op welk tijdstip, moet het doel bereikt zijn? 

Projectplan

Een tweede projectvergadering kan als doel hebben om een projectplan op te stellen. Breng in kaar wie onderdeel gaat uitmaken van het projectteam en bepaal de fasering en uitvoer.

Zit het projectteam op dezelfde lijn van bij de start?
  • Gemeenschappelijk doel - Staat elk teamlid de volle 100% achter het vooropgestelde doel?
  • Is de motivatie en ingesteldheid van alle leden voldoende gelijk om het project op te starten of is er op voorhand duidelijk dat er een verschil is in engagement? Welke uitdaging gaan de leden aan om uit de comfort zone te komen en hoe kunnen de andere leden helpen en ondersteunen?
  • Duidelijke taakverdeling -  Wie zal welke taken en verantwoordelijkheden opnemen? Wie is de trekker, secretaris, penningmeester, ...
Kan je het projectplan gaan opstellen volgens een WBS structuur?
Wbs v2

WBS ofwel work breakdown structure is een hiërarchische structuur waarin concrete deelresultaten van een project in kaart worden gebracht. Een typisch voorbeeld is de WBS van een bouw van een huis.

Je kan dit opmaken in bijvoorbeeld  Excel of MS project.

  • Maak een globaal plan van de
    • Uit te voeren activiteiten om tot het verwachte projectdoel te komen.
    • Sleutelmoment ofwel de verwachte tijdstippen waarop belangrijke activiteiten zullen opgeleverd worden. 

Projectbudget

Maak een inschatting ofwel budget op van de verwachte kosten en inkomsten van het project. 

Tijdens het projectverloop hou je de effectieve kosten en opbrengsten bij. Pas je oorspronkelijk budget niet aan, maar hou daarnaast de effectieve bedragen bij. 

Projectverloop

Project uitvoering

projectuitvoer

Goede afspraken, maken goede vrienden!
  • Vergaderdata - Leg eventueel de data vast in het begin van het project.
  • Voorbereiding -
    • Bereid vergaderingen voor en geef een agenda door
    • Zorg  ervoor als projectleider dat je voor de vergadering al een stand van zaken hebt van de vooruitgang, de mogelijke obstakels, enz.
  • Vergadering - hou het kort en krachtig.
  • Samenwerken - Maak afspraken over hoe je de tools die er gebruikt zullen worden en hoe informatie zal uitgewisseld worden? Via mail, Dropbox, Google Drive, Trello, ..
Vergeet niet, BE BETTER while having fun!

Naast bijleren is de eerste en belangrijkste motivatie om lid te zijn van JC dat het leuk is. Deelnamen aan projecten moet plezier met zicht meebrengen en dit kan alleen als er voldoende oog is voor het behoud van teamdynamiek. Combineer een vergadering met samen iets eten of samen iets drinken, ... Bijna iedereen wordt lid van JCI om mensen te leren kennen, samenwerken in een project is het ideale middel hiervoor.

Project opvolging

monitoring

Als trekker ben je het eerste aanspreekpunt om te rapporteren over planning, budget, resultaat en kwaliteit.

  • Is het budget goedgekeurd door de Raad van Bestuur of leden van de lokale afdeling? Zorg ervoor dat dit expliciet is opgenomen in een verslag. 
  • Projecten zijn in principe zelfdruipend, dit wil zeggen dat ze minstens break-even zouden moeten uitkomen. Toets regelmatig af of er afwijkingen zijn tussen het budget en de actuals.
  • Communiceer geregeld met het projectteam of het verloop van het project 'on track' is. Zo niet 'Choice your battles', welke activiteiten zijn noodzakelijk om succesvol te eindigen en wat is mooi meegenomen?
  • Zet de vooropgestelde KPI's geregeld op de agenda. Zijn deze nog steeds haalbaar of is er bijsturing nodig?

Project communicatie

project nazorg

Draag zorg voor zowel interne als externe communicatie

Interne communicatie
  • Geef geregeld een stand van zaken op de algemene bijeenkomst van je lokale afdeling.
Is het project voldoende groot om buiten de afdeling voor te stellen?
  • Spreek je contacten aan bij andere JCI afdelingen om je project meer zichtbaarheid te geven. 
  • Spoor je lokale  voorzitter aan om andere voorzitters enthousiast te maken zodat zij dit doorgeven binnen hun lokale afdeling.
  • Spreek met  de District Manager om het project op een districtforum in de kijker te zetten of zelfs via JCI Vlaanderen meer aandacht te geven.
Externe communicatie

De meeste projecten hebben als doel een positieve impact teweeg te brengen die het JCI netwerk overstijgt. De beste promo is door er zelf over te vertellen. Stem met de projectleden af welke 'elevator pitch' je wil brengen naar externen.

Heb je ook gedacht aan een persbericht? Op sommige websites van de lokale gemeente kan je een perslijst afhalen. Voor meer tips en een template voor een persbericht, ga naar: Impact zichtbaar maken.

Project partners

ACF partners

De meeste projecten  kunnen pas tot stand komen door middel van partners of sponsors. Communicatie met deze externe partijen is dan ook van cruciaal belang want vele bedrijven krijgen elke dag de vraag of zij projecten willen ondersteunen. Een goed netwerk is hierbij goed waard.

Wordt de samenwerking concreet? Vind het warm water niet opnieuw uit, binnen iedere afdeling zijn er templates of een aanzet ter beschikking voor een sponsorovereenkomst op te stellen.

Denk als een potentiële partner: What's in it for me?
  • Welke voordelen of 'return on investment' is er om het JCI project te ondersteunen? Zichtbaarheid, kennisdeling, ...
  • Is het doelpubliek van het project en de partner dezelfde?
  • Zijn de waarden waarop het project steunt dezelfde als waar de partner voor staat?
  • Is de ruil of inspanning voor de projectleden en de partner evenredig? Heb je er voordeel aan om een sponsoring in geld af te spreken of kan er op een andere wijze ondersteuning geboden worden zoals materieel ter beschikking stellen, een promofilm maken, ...

Project afsluit

Project nazorg

Het laatste, maar zo belangrijk duwtje van een project? De nazorg!
  • Heb je voldoende aandacht besteed aan het bedanken van iedereen die het project mogelijk heeft gemaakt?  Partners, deelnemers, team, ..
  • Is er een verschil tussen het budget en de werkelijke inkomsten en kosten (actuals)? 
  • Is de externe communicatie zoals posten van foto's en/ of persartikel , ... zo snel mogelijk opgenomen?
  • Rapporteer naar de Raad van Bestuur 
  • Heb je een groter succesvol project afgerond? Overweeg om het project te registreren op JCI.cc

Project evaluatie 

Eén van de doelstellingen van de JCI leden om deel te nemen aan een project is om bij te leren. Neem de tijd om het projectverloop te evalueren. Niet alles zal wellicht van een leiden dakje gelopen zijn, maar probeer vooral te focussen om steeds oplossingen te formuleren die in de toekomst voor jezelf of een opvolger handig kunnen zijn.